Sık Sorulan Sorular

Birçok firma ISO belgesini aldıktan sonra belge yenileme ve gözetim süreçlerini düzenli olarak takip etmediği için, kamu ihalelerine katılım yeterliliklerini kaybediyor.

Oysa kamu ihalelerinde sadece belge sahibi olmak değil, belgenin geçerliliğini ve sürekliliğini korumak da en az belgelendirme kadar önemlidir.

Bu yazıda, ISO belgelerinin sürekliliğini sağlamak için atılması gereken adımları ve 2025 itibarıyla ihalelerde hangi güncellemelerin zorunlu hale geldiğini anlatıyoruz.

1. Gözetim Denetimleri Nedir?

Her ISO belgesi, 3 yıllık bir geçerlilik süresine sahiptir.
Ancak bu süre içinde her yıl gözetim denetimi yapılması zorunludur.

Bu denetimlerin amacı:

• Sistemin etkin bir şekilde çalıştığını kontrol etmek,

• Sürekli iyileştirmeyi doğrulamak,

• Kuruluşun standardın şartlarına hâlâ uygun olup olmadığını değerlendirmektir.

Gözetim yapılmadığı takdirde, sertifika askıya alınır veya geçersiz hale gelir.
Bu da kamu ihalelerinde “belge geçersiz” uyarısına neden olur.

2. Belge Yenileme (Recertification) Süreci

Üç yıllık sürenin sonunda yeniden belgelendirme denetimi yapılmalıdır.
Bu süreçte:

• Önceki üç yılın denetim raporları,

• Uygunsuzluk kapatma kayıtları,

• Yönetimin gözden geçirme tutanakları ve iç denetim sonuçları
  dikkate alınır.

Yenileme yapılmadığında sertifika tamamen iptal edilir ve yeniden başvuru gerekir.

3. Sürekliliği Sağlamak İçin Atılması Gereken Adımlar

Aylık Sistem Takibi

Her ay süreç performans göstergeleri (KPI) ve risk-fırsat analizleri gözden geçirilmelidir.

İç Denetimlerin Düzenli Yapılması

Yılda en az bir kez yapılan iç tetkikler, gözetim denetimi öncesi en güçlü hazırlıktır.

Dokümantasyon Güncelliği

Belge ve prosedürlerdeki revizyon tarihleri, değişiklik kayıtları ve imza onayları güncel olmalıdır.

Denetim Öncesi Prova

Gözetim denetiminden önce simülasyon denetimleri yapılması, uygunsuzluk riskini ortadan kaldırır.

4. YYS Danışmanlık ile Belge Sürekliliği Yönetimi

YYS Danışmanlık, kamu ihalelerinde aktif rol almak isteyen firmalar için belge sürekliliği yönetimi hizmeti sunmaktadır.

Hizmet kapsamında:

• Yıllık iç tetkik planlaması

• Gözetim denetimi öncesi hazırlık

• Revizyon takip sistemi kurulumu

• Belge yenileme koordinasyonu

• Kapsam genişletme ve entegrasyon desteği

YYS ekibi, firmanızın tüm ISO belgelerinin aktif, güncel ve ihaleye hazır durumda kalmasını sağlar.

5. Sık Yapılan Hatalar

• Gözetim denetimi tarihinin unutulması

• Yönetimin gözden geçirme toplantısının yapılmaması

• Uygunsuzlukların kapatılmaması

• Belge geçerlilik tarihinin ihale başvurusundan önce dolması

• ISO belgesinin yalnızca “danışmanlık sertifikası” zannedilmesi

Bu hatalar, firmanın ihaleden elenmesine veya belge geçerliliğinin iptaline yol açar.

YYS Danışmanlık ile İhale Güvencesi

Belge sürekliliği sürecini profesyonel şekilde yönetmek ve hiçbir denetim tarihini kaçırmamak için YYS Danışmanlık’tan destek alın.